Desarrollar sistemas organizativos para mejorar la eficiencia

¿Ha sentido alguna vez que su negocio se detendrá el día que no aparezca? Esto les ocurre a casi todos los empresarios al principio. A veces se debe a que los emprendedores empiezan por llenar todas las funciones que ofrece su negocio, desde contestar al teléfono hasta fabricar el producto. En realidad, el negocio acaba limitándose al número de horas que el empresario es capaz de dedicar. A menos que algo cambie, el negocio deja de crecer. También empieza a parecerse a un trabajo, algo de lo que el empresario no puede escapar en absoluto.
Este suele ser el momento en el que el empresario contrata a su primer empleado, pero a menudo esto no resuelve el problema. El empresario se ve atrapado en tratar de asegurarse de que el empleado haga las cosas “bien”.
Los sistemas son la respuesta

Un sistema es una forma específica de hacer las cosas, y puede aplicarse a cada parte de su negocio. Puede desarrollar la “mejor manera” de responder a los teléfonos, y luego puede escribir esa manera en forma de guión. A partir de ese momento, cualquier persona que atienda el teléfono sólo tiene que observar el guión para responder a los teléfonos como lo harías tú. Si el empleado deja la empresa, el siguiente sólo tiene que atenerse al guión. Puede haber guiones para las presentaciones de ventas. Puede haber instrucciones específicas para el marketing. Estas instrucciones pueden ser tan sencillas como indicar que las entradas del blog se escriben todos los lunes, que los correos directos se envían una vez al mes y que las llamadas de seguimiento se realizan todos los jueves.

A medida que desarrolle más y más sistemas, se liberará más y más. Puedes dejar de prestar atención a cada una de las funciones de tu negocio. En su lugar, puede trabajar en la búsqueda de otras personas que realicen esas funciones. Puedes comprobar que siguen tus sistemas, y entonces puedes trabajar en más sistemas. Esto es lo que significa trabajar “en” su negocio, en lugar de “en” su negocio.
Los sistemas dan más valor a su negocio

Cuando alguien compra una franquicia, no sólo está comprando el nombre de una marca, sino los sistemas específicos que han conducido al éxito de la franquicia. Los sistemas son la razón exacta por la que McDonald’s tiene tanto éxito: la mayoría de las franquicias de McDonald’s funcionan exactamente de la misma manera que todos los demás McDonald’s, independientemente de quién sea el propietario o gestione cada sucursal. Si desarrolla sistemas para su empresa, está abriendo la posibilidad de convertir su empresa en una franquicia, creando una oportunidad lucrativa para su futuro.
Si no está interesado en la franquicia, debe saber que puede estar interesado en vender su negocio algún día. Disponer de sistemas, todos ellos cuidadosamente registrados en un manual de operaciones, hará que su negocio sea mucho más valioso. La falta de sistemas significa que en realidad sólo está vendiendo “FFE” -muebles, accesorios y equipos- así como, tal vez, un local. Ofrecer sistemas significa que está vendiendo un negocio llave en mano que ha tenido un éxito probado. Esto último vale mucho más dinero, lo que significa que disfrutará de un rendimiento mucho mayor de su trabajo duro y su creatividad del que podría obtener de otro modo.

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