Los 10 pasos del ciclo de adquisición

La dirección de cualquier empresa debe comprender el arte de obtener productos y servicios. El ciclo de adquisición sigue pasos específicos para identificar un requisito o necesidad de la empresa hasta el paso final de la adjudicación del producto o contrato. La gestión responsable de los fondos públicos y corporativos es vital a la hora de manejar este necesario proceso, ya sea en mercados económicos fuertes o débiles. Seguir una técnica probada paso a paso ayudará a la dirección a alcanzar con éxito sus objetivos.
Paso 1: Reconocimiento de la necesidad

La empresa debe saber que necesita un nuevo producto, ya sea de fuentes internas o externas. El producto puede ser uno que necesite ser reordenado, o puede ser un artículo nuevo para la empresa.
Paso 2: Necesidad específica

El producto adecuado es fundamental para la empresa. Algunos sectores tienen normas que ayudan a determinar las especificaciones. Los números de pieza ayudan a identificarlas para algunas empresas. Otras industrias no tienen ningún punto de referencia. Es posible que la empresa haya pedido el producto en el pasado. Si no es así, la empresa debe especificar el producto necesario utilizando identificadores como el color o el peso.
Paso 3: Opciones de suministro

La empresa debe determinar dónde obtener el producto. La empresa puede tener una lista de proveedores aprobados. Si no es así, la empresa tendrá que buscar un proveedor mediante órdenes de compra o investigar otras fuentes como revistas, Internet o representantes de ventas. La empresa calificará a los proveedores para determinar el mejor producto para el negocio.
Paso 4: Precio y condiciones

La empresa investigará toda la información pertinente para determinar el mejor precio y las mejores condiciones para el producto. Esto dependerá de si la empresa necesita productos básicos (productos fácilmente disponibles) o materiales especializados. Por lo general, la empresa estudiará a tres proveedores antes de tomar una decisión definitiva.
Paso 5: Orden de compra

La orden de compra se utiliza para adquirir materiales entre un comprador y un vendedor. En ella se definen específicamente el precio, las especificaciones y las condiciones del producto o servicio, así como cualquier otra obligación adicional.
Paso 6: Entrega

La orden de compra debe entregarse, normalmente por fax, correo, personalmente, correo electrónico u otros medios electrónicos. A veces, el método de entrega específico se especifica en los documentos de compra. El destinatario acusa recibo de la orden de compra. Ambas partes conservan una copia en sus archivos.Paso 7: Expedición

La agilización de la orden de compra se refiere a la puntualidad del servicio o los materiales entregados. Es especialmente importante si se producen retrasos. Las cuestiones más frecuentes son las fechas de pago, los plazos de entrega y la finalización del trabajo.
Paso 8: Recepción e inspección de las compras

Una vez que la empresa remitente entrega el producto, el destinatario acepta o rechaza los artículos. La aceptación de los artículos obliga a la empresa a pagarlos.
Paso 9: Aprobación y pago de la factura

Cuando una factura solicita el pago, deben coincidir tres documentos: la propia factura, el documento de recepción y la orden de compra original. La concordancia de estos documentos proporciona la confirmación tanto del receptor como del proveedor. Cualquier discrepancia debe resolverse antes de que el receptor pague la factura. Normalmente, el pago se realiza en forma de efectivo, cheque, transferencias bancarias, cartas de crédito u otros tipos de transferencias electrónicas.
Paso 10: Mantenimiento de registros

En el caso de las auditorías, la empresa debe mantener los registros adecuados. Estos incluyen registros de compra para verificar cualquier información fiscal y órdenes de compra para confirmar la información de la garantía. Los registros de compra también hacen referencia a futuras compras.

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