Contratación y mantenimiento de asistentes virtuales

Para la mayoría de las pequeñas empresas, las limitaciones de espacio en la oficina son un grave cuello de botella en la producción. En el caso de las empresas que necesitan un personal de asistencia técnica a tiempo completo, o de las pequeñas empresas que reciben miles de llamadas o correos electrónicos al día de clientes y contactos comerciales existentes o potenciales, los inmuebles de las oficinas pueden destinarse a menudo, de forma bastante ineficiente, a albergar estos enormes centros de llamadas o informáticos. Esto puede ser un camino extremadamente ineficiente para una empresa, debido a lo siguiente
El costoso mobiliario de las salas dedicadas
Equipos caros: ordenadores y software y hardware de teleconferencia
Facturas telefónicas elevadas y costes de instalación de líneas fijas, y facturas de servicios públicos
Debido a este razonamiento empresarial, ha surgido una nueva línea de trabajo, el asistente virtual (VA). Los asistentes virtuales, que no deben confundirse con su forma masiva en los centros de llamadas subcontratados en países extranjeros, son empleados contratados de forma independiente que prestan el mismo servicio que un asistente administrativo, técnico o creativo desde una ubicación remota, ya sea desde casa o desde un lugar centralizado. Se calcula que actualmente hay entre 8.000 y 35.000 asistentes virtuales contratados por empresas de todo el mundo, que ofrecen soluciones administrativas completas a las empresas. La contratación de asistentes virtuales tiene muchas ventajas:
Los empleadores no son responsables de los impuestos, seguros o beneficios relacionados con los empleados, ya que los asistentes virtuales operan como su propio negocio contratado de forma independiente.
Los servicios de asistencia virtual son muy flexibles y pueden adaptarse a las necesidades exactas de su empresa.
Las llamadas y los correos electrónicos pueden desviarse directamente de su empresa al asistente virtual sin problemas.
Con un brazo virtual dedicado a manejar el trabajo de su empresa, usted puede utilizar su espacio de oficina de manera más eficiente para otros fines de fabricación y producción.
Menos equipamiento de oficina significa menos gastos generales para su empresa
Aunque todo esto puede sonar bien sobre el papel, hay algunos posibles inconvenientes en esta relación:
Si sus asistentes virtuales no conocen bien la línea de productos y la información básica de su empresa, esto se reflejará mal en su compañía.Puede ser difícil contactar con sus contratistas remotos de forma regular. La mayoría de los contratistas prefieren el correo electrónico y las conferencias telefónicas a las reuniones presenciales reales.
Si no se ha establecido un acuerdo de confidencialidad, puede filtrarse información muy sensible de su empresa.
He aquí algunas cosas que hay que considerar a fondo antes de contratar a un asistente virtual:
Muchas empresas exigen que las VAs tengan más de cinco años de experiencia administrativa o de supervisión, como secretarias, asistentes legales y gerentes de oficina.
Las asistentes virtuales deben tener páginas web diseñadas profesionalmente que promocionen su trabajo con testimonios y referencias que se puedan comprobar. Compruebe su ortografía, gramática y enfoque.
Los asistentes virtuales con experiencia deben ofrecer una consulta, o una demostración de sus habilidades y profesionalidad, a sus posibles clientes. Compruebe la profesionalidad, la puntualidad y las respuestas oportunas a sus consultas.
Comprensión clara de su negocio y estudio rápido: asegúrese de que sus asistentes virtuales puedan aprender rápidamente su oficio.
Analice sus habilidades en tecnologías pertinentes como el software y el hardware.
Las VAs no están obligadas a proporcionar su currículum, ya que consideran que su página web y sus testimonios son experiencia suficiente.
Tenga claro qué servicios se ofrecen y cuáles no.
Tenga en cuenta que las VAs profesionales no son baratas. Prepárate para pagar al menos entre 30 y 50 dólares por hora por sus servicios y para firmar un contrato a largo plazo.
En caso de duda, por la razón que sea, ya sea personal o profesional, retírese. No quiere conformarse con un contratista a distancia, sino que quiere uno en el que tenga absoluta confianza.
Si está seguro de que su empresa necesita un asistente virtual, tiene que ser muy consciente de las normas restrictivas por las que se rigen los asistentes virtuales, que pueden sorprenderle como directivo.
Los asistentes virtuales no requieren ni agradecen su gestión o supervisión. En su contrato se entiende que usted le cede las responsabilidades administrativas de su negocio.
Las VAs establecen sus propios honorarios, horas, políticas y procedimientos, y como cliente, y una vez que usted entra en un acuerdo vinculante, no se le permite cambiarlos.
Las VAs no están obligadas a aceptar cambios en la paga, ni a presentarle hojas de tiempo.
Las VAs no le permitirán controlar los medios que utilizan para lograr los resultados que usted ha solicitado. Como cliente, su única preocupación es el producto final. Si no está satisfecho con el producto final, tiene derecho a pedir que se mejore la calidad.
Tiene derecho a rescindir el contrato, que debe ser aprobado por un abogado, si no se cumplen los plazos o la calidad de los servicios es inferior.
Como puede ver, son muchas las consideraciones que hay que tener en cuenta antes de entablar una relación con un asistente virtual. Sin embargo, si el negocio de su empresa está empezando a quedarse pequeño en cuanto a espacio de oficina, este es un movimiento de reducción de costes y ahorro de espacio que puede considerar seriamente.

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