Cómo escribir memos
Una habilidad esencial que debe desarrollar un director de empresa es la capacidad de escribir memorandos eficaces. Un memorándum bien redactado y nítido puede transmitir un mensaje o una idea de forma contundente. En cambio, un memorándum mal redactado no sólo no cumple su objetivo, sino que deja en evidencia al redactor.
¿Qué características debe tener un memorándum bien redactado?
Planificar el memorándum antes de escribirlo
¿Sabes lo que quieres decir? ¿Vas a transmitir una información, pedir una decisión o hacer una propuesta?
Es posible que quieras tomar nota de los puntos que quieres cubrir antes de empezar a escribir.
Sigue un marco de trabajo cuando escribas
Dependiendo de la naturaleza del contenido, puedes necesitar una introducción, un cuerpo principal y una conclusión.
La primera parte de tu memorándum debe decir claramente de qué trata y por qué es importante. Procura no divagar o perderás el interés del lector en esta misma fase.
A continuación, pon lo que quieres transmitir. Si es posible, utiliza viñetas y procura dar un formato coherente al contenido. Si presentas alguna información, indica de dónde la has sacado. Facilita un enlace si es oportuno.
Cada punto que escribas debe ser completo en sí mismo y llevar al siguiente de forma lógica.
En los memorándums en los que pides una aprobación, la conclusión es probablemente la parte más importante. Exponga claramente lo que quiere. Haz que tu conclusión sea lo más inequívoca posible.
Importancia de la edición y el formato
No subestimes la importancia de dar a tu memorándum un aspecto ordenado y empresarial. Los párrafos deben estar uniformemente espaciados y alineados. Si varías el tamaño de la letra de los títulos y subtítulos, asegúrate de hacerlo de forma coherente.
¿Por qué es importante? Un mal formato o un error en el uso del tamaño de letra correcto puede hacer que el lector dude de la exactitud de tus datos o de la diligencia con la que has hecho tu trabajo. Dedicar un poco de tiempo a revisar lo que has escrito y hacer correcciones puede evitarte un error embarazoso.
Dirigirse al memorándum
Selecciona cuidadosamente tu audiencia. Envía el memorándum sólo a las personas a las que les concierne el tema sobre el que escribes. Enviar copias a todo el mundo no es una buena idea. Vuelve a comprobar la lista final para asegurarte de que todos los destinatarios están incluidos.
¿Contiene tu nota algún detalle que no deba ser difundido ampliamente? Si es así, menciónalo a las personas a las que envías la comunicación. Pero ten en cuenta que un documento escrito crea un registro permanente y podría ser copiado o reenviado a otros.
Dedica tiempo a una revisión final
Cuando escribas un memorándum, un buen principio que debes seguir es ponerte en el lugar del lector. Intenta anticiparte a las preguntas que puedan surgir e incorpora las respuestas a tu memorándum. Una vez que lo hayas terminado, léelo para ver si transmite de forma exhaustiva el mensaje que pretendes transmitir.