Utilizar la tecnología para maximizar la eficiencia

¿Cuántas veces ha escuchado el dicho “el tiempo es oro”?

Nunca ha sido más cierto para el propietario de una pequeña empresa que simplemente no puede permitirse perder el tiempo. La tecnología ofrece innumerables oportunidades para maximizar la eficiencia en las operaciones de su negocio y, por lo tanto, ahorrarle tiempo.

Cuando su empresa funciona con eficiencia, le da más tiempo para comercializar su negocio y aumentar las ventas.

Cómo la tecnología puede maximizar la eficiencia de la empresa

Los ordenadores y la tecnología permiten un procesamiento más rápido de los datos, una recuperación más fácil de la información y, en algunos casos, la automatización puede reducir o sustituir a los empleados físicos.

Cuando las personas realizan las tareas a mano, puede llevar mucho tiempo y estar lleno de errores humanos. Cuando se utiliza la tecnología para operaciones repetitivas, los errores se reducen o se eliminan, y el tiempo que se tarda en completar la tarea se reduce considerablemente.

Piense en cómo se aceptan las tarjetas de crédito como pago con la tecnología moderna en comparación con el pasado: antaño, los empleados tenían que tomar una impresión física de la tarjeta de crédito con una pequeña herramienta manual que presionaba la tarjeta contra el papel carbón y transfería la imagen a un trozo de papel.

Hoy, las tarjetas de crédito se pasan por un pequeño lector de tarjetas y se realiza el pago. Los pedidos se procesan mucho más rápido, lo que permite a los empleados atender a más clientes en el mismo tiempo.

Además de agilizar los procesos, la tecnología también facilita la actualización de la información. En lugar de buscar en una sala de archivadores y tratar de adivinar cómo se ha almacenado la información para actualizar la dirección de un cliente, con unos pocos clics del ratón se puede sacar el archivo de un cliente de una base de datos.

Lo que antes llevaba de varios minutos a una hora, ahora puede hacerse al instante.

Cuando sepa lo que la tecnología puede hacer por su empresa, lo más probable es que quiera implantar soluciones tecnológicas para hacer más eficiente su propio negocio. He aquí algunas ideas para empezar…

Sistemas de gestión de proyectos basados en la web

Debido a la naturaleza móvil de muchas empresas modernas, no tiene sentido mantener archivos y calendarios en papel para hacer un seguimiento de la información y las listas de tareas.

Hay cientos de sistemas de gestión de proyectos basados en la web, a los que se puede acceder desde cualquier ordenador portátil, tableta o dispositivo móvil con conexión a Internet.

Puedes elegir sistemas de gestión de proyectos basados en la web sencillos que simplemente crean listas de tareas para ti mismo a las que puedes acceder dondequiera que estés para mantenerte en la tarea, como BrainDumpage; o un sistema con un conjunto completo de herramientas de gestión como un calendario, proyectos organizados por cliente, listas de tareas que permiten que varios usuarios reciban tareas y asignaciones, hojas de tiempo para controlar el tiempo invertido por proyecto o por cliente, e incluso sistemas que permiten el acceso con contraseña para que cada cliente vea el progreso.

Basecamp es ideal para una gama completa de herramientas de gestión de proyectos basadas en la web, si gestiona varios clientes y proyectos a la vez, y si necesita que varias personas de su organización accedan a los proyectos y a las listas de tareas.

Automatice las tareas para ahorrar tiempo

Piense en su forma actual de hacer negocios.

¿Hay tareas que realiza una y otra vez y que podría automatizar con la tecnología?

Por ejemplo, las empresas de Internet suelen generar boletines informativos para las personas interesadas en sus productos o servicios. No tiene sentido escribir un nuevo correo electrónico para dar la bienvenida a cada persona que se suscribe a tu lista de correo, así que escribirías tu correo de bienvenida y utilizarías un servicio de boletines, como Aweber, para enviar automáticamente la carta cuando alguien nuevo se suscribe.

Los distintos tipos de tecnología pueden ayudar a tu empresa a maximizar la eficiencia y la productividad, a reducir los gastos y a aumentar la rentabilidad. No obstante, no utilices la tecnología por el mero hecho de utilizarla. Considere cómo funciona su negocio y determine qué tecnologías beneficiarán a su organización en términos de ahorro de tiempo y aumento de sus resultados.