Cómo crear un plan para catástrofes
Las pequeñas empresas sufren grandes pérdidas cuando se produce una catástrofe natural. Además de dañar la propiedad, los huracanes y las inundaciones pueden provocar la pérdida de registros financieros y de clientes. Las operaciones de su empresa pueden quedar paralizadas durante días, con la consiguiente caída de ingresos y ganancias.
Aunque los desastres naturales y los estragos que causan no se pueden predecir, sí es posible prepararse para ellos. Algunas de las áreas críticas que las pequeñas empresas deberían tener en cuenta son
Necesidades de energía – Según el Departamento de Energía de Estados Unidos, entre 2003 y 2012 se produjeron 679 cortes de energía, cada uno de los cuales afectó a más de 50.000 personas. Con el calentamiento global y la creciente incidencia de fenómenos meteorológicos extremos, se espera que aumenten las interrupciones del suministro eléctrico.
Todas las empresas deberían tomar medidas para disponer de energía de reserva, de modo que puedan continuar con sus actividades esenciales incluso si la red eléctrica se cae.
Seguro – Al menos una vez al año, y preferiblemente dos, dedique algún tiempo a revisar sus pólizas de seguro existentes. ¿Son adecuadas para pagar los daños que podrían producirse si hay inundaciones o alguna otra calamidad natural?
Pida a su agente de seguros que le informe de los pasos que debe dar tras una catástrofe. Familiarícese con las pólizas de seguro que tiene y sus estipulaciones para que su empresa obtenga el máximo beneficio posible cuando haga una reclamación. Es aconsejable preparar una lista de comprobación de las tareas que hay que realizar cuando se produce una catástrofe.
Haga una copia de seguridad de sus datos: si se produce un incendio en su edificio de oficinas, podría perder años de datos. Acostúmbrese a crear regularmente una copia de seguridad de todos sus registros financieros, datos de los empleados y datos de los clientes. No olvide incluir los registros informáticos, así como los archivos y papeles físicos. Es una buena idea guardarlos en un lugar alejado de su oficina.
Comunicaciones – ¿Cómo se pondrá en contacto con sus empleados si los canales normales no funcionan? ¿Tiene números de teléfono alternativos para cada uno de ellos? Si no se puede utilizar su lugar de trabajo, ¿pueden operar desde casa? Cree un plan y pruébelo periódicamente. Asegúrese de actualizar periódicamente los datos de contacto de los empleados.
Proveedores clave para su empresa: ¿qué pasa si uno de sus proveedores importantes cierra? ¿Tiene un plan para obtener materiales de una fuente alternativa? ¿O va a empezar a buscar un sustituto después de la catástrofe?
Una empresa bien preparada tendrá varios planes de contingencia que se actualizan regularmente.
No subestime el potencial de daños
El huracán Katrina, una de las peores tormentas que han azotado Estados Unidos, causó 21.100 millones de dólares en pérdidas relacionadas con las empresas. La Agencia Federal de Gestión de Emergencias, que forma parte del Departamento de Seguridad Nacional, afirma que “casi el 40% de las pequeñas empresas no vuelven a abrir sus puertas después de una catástrofe porque sólo unos centímetros de agua pueden causar decenas de miles de dólares en daños”.
Además de las catástrofes naturales, las pequeñas empresas deben prepararse para los trastornos que puedan producirse por actividades terroristas. A la mayoría de la gente no le gusta ni siquiera pensar en estos acontecimientos, y mucho menos prepararse para ellos.
Cada empresa es diferente y debe abordar las cuestiones que le ayudarán a prepararse para afrontar con eficacia una catástrofe natural o provocada por el hombre. Un poco de esfuerzo y planificación puede reportar grandes beneficios cuando se produce una calamidad.