Establecer un presupuesto anual para su empresa

Para una nueva empresa, el presupuesto anual es una de las primeras cosas que debe establecer, es decir, si espera que su empresa dure al menos un año. Tiene dos componentes principales: el flujo de caja y los gastos.
El flujo de caja no es lo mismo que los beneficios. Los beneficios son simplemente las ventas menos los gastos en varios periodos de tiempo. El efectivo de los beneficios a veces tiene que usarse de inmediato para abastecer un inventario por adelantado. El flujo de caja se refiere al efectivo disponible para pagar las facturas cada mes. Un flujo de caja positivo es extremadamente importante para una empresa que empieza. Aunque las empresas pueden funcionar con pérdidas (ingresos menos gastos) durante un tiempo, no pueden funcionar durante más de un mes o dos con un flujo de caja negativo. Con un flujo de caja negativo, le cortarán los servicios públicos y el hombre de los embargos llamará a su puerta. Si ves que tu flujo de caja está a punto de ser negativo, corre al banco para negociar una línea de crédito o pedir un préstamo, o mejor aún, hazlo antes de que preveas un problema.

Una vez que tenga un flujo de caja positivo, calcule sus ingresos mensuales y deduzca sus gastos habituales. Esto puede hacerse con diversos programas informáticos, como Excel o Money.

Los gastos mensuales más habituales son el alquiler, los seguros, las nóminas, los servicios públicos, las compras de inventario y el material de oficina. Estos pueden introducirse como pagos mensuales recurrentes. Los gastos menos predecibles pueden incluir reparaciones, mantenimiento, vehículos de la empresa, viajes, ventas, marketing y servicios externos. En lugar de introducirlos como gastos recurrentes, reserve un presupuesto mensual para cada uno de ellos. Si el presupuesto mensual no se agota, se guarda en su flujo de caja.

Si se deducen los gastos del flujo de caja y la cifra es positiva, entonces el presupuesto se ha equilibrado.

Pero, ¿cómo podemos optimizar el presupuesto? Para empezar, compruébalo mensualmente y revísalo en las reuniones. Señale las discrepancias inusuales de un mes a otro para ayudarle a identificar los gastos inútiles. Por ejemplo, muchas oficinas se han pasado al papel sin necesidad de utilizarlo, tras darse cuenta de que el coste del papel A4 normal había estado pesando en su cuenta de resultados. Estudiar el presupuesto mensualmente también puede ayudar a descubrir a los empleados deshonestos que han estado robando a la empresa. Esto se nota especialmente en el sector de la restauración, donde el robo de productos alimenticios es cada vez más frecuente.

Otras soluciones no son tan obvias al principio. Puede subcontratar empleados o departamentos enteros, como contabilidad, recursos humanos o administración, para ahorrar costes de servicios y suministros. Permita que los empleados trabajen a distancia ciertos días para reducir las facturas de electricidad.

Después de examinar su presupuesto con un peine fino, puede concentrarse en aumentar los márgenes de sus productos. Una vez que su empresa haya superado los incómodos primeros años de bajo flujo de caja, estará preparado para optimizar su línea de suministro con los distribuidores, de modo que puedan mover mayores cantidades de inventario a un coste menor. Todo ello contribuirá a que su presupuesto anual sea más limpio y rentable. Revise su presupuesto regularmente, pero no con demasiada frecuencia. Una vez cada tres meses debería ser más que suficiente. Puede revisar todo el presupuesto anualmente.

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