¿Debo utilizar el correo electrónico?

Prácticamente todo el mundo utiliza el correo electrónico para comunicarse con clientes, proveedores, compañeros de trabajo y miembros de su equipo. Su rapidez y eficacia lo convierten en un medio ideal para transmitir un mensaje o una instrucción en un instante. Además, se crea un registro permanente del intercambio, al que se puede recurrir meses o incluso años después.
Pero el correo electrónico también tiene sus desventajas.
Un correo electrónico enviado con prisas puede tener consecuencias desastrosas

Es difícil superar un correo electrónico si hay que enviar el mismo mensaje a varias personas. Un solo clic y el trabajo está hecho. Pero la otra cara de la moneda es que si escribes una respuesta airada a alguien y la envías inmediatamente, prácticamente no hay forma de que puedas retirar lo que has escrito.

Y lo que es peor, puedes escribir un mensaje privado a uno de los miembros de tu equipo y pulsar el botón de responder a todo por error.

¿Cómo puedes evitar cometer este tipo de errores? En primer lugar, intenta no enviar nunca un correo electrónico cuando estés enfadado. Escribe lo que consideres un mensaje apropiado y espera un día antes de enviarlo. Si no es posible retrasar tu respuesta, haz que alguien revise lo que has escrito.

Otra práctica que deberías seguir es comprobar dos veces los destinatarios del correo electrónico antes de enviarlo. Los pocos segundos extra que esto supone pueden ahorrarte muchos problemas.
Nunca utilices un correo electrónico para reprender a un subordinado

Por muy cuidadoso que sea el mensaje, las críticas que envíes por correo electrónico generarán resentimiento, ya que quedarán registradas de forma permanente. Es preferible castigar a tu subordinado personalmente o, como mínimo, por teléfono.

Otra desventaja de amonestar a un miembro del equipo por correo electrónico es que es muy difícil transmitir emociones utilizando este medio de comunicación. Las palabras que escribes pueden ser malinterpretadas. A los ojos del lector, el mensaje puede parecer más duro de lo que pretendías.
Tu mensaje puede perderse en el desorden

La mayoría de nosotros recibimos cientos de mensajes al día. Es muy difícil hacer un seguimiento de todos ellos. Si bien es cierto que los correos electrónicos que envíes a tus subordinados serán definitivamente leídos, hay muchas posibilidades de que tu comunicación a tus compañeros u otros destinatarios sea ignorada o simplemente borrada.Una solución a esto es transmitir los asuntos importantes por teléfono o en persona. Si el asunto a transmitir contiene mucha información o datos, es preferible enviarlo por correo electrónico y luego hacer un seguimiento con una llamada telefónica.
Tenga cuidado con la frecuencia con la que se comunica por correo electrónico

El hecho de que cueste muy poco esfuerzo enviar un correo electrónico puede ser también uno de los mayores inconvenientes de este método de comunicación.

Si tiene la costumbre de enviar correos electrónicos al menor pretexto, el resultado puede ser que la mayoría de las personas ignoren sus mensajes. En consecuencia, incluso los asuntos importantes que quieras transmitir podrían quedar sin leer.
Utilizar los correos electrónicos junto con otros modos de comunicación

Aunque los correos electrónicos tienen una gran utilidad, deben utilizarse con el mayor criterio posible. Enviar demasiados puede ser contraproducente.

Son el medio ideal para transmitir información y datos detallados, pero no el mejor para intercambiar ideas sobre temas complejos. Para ello, nada mejor que una reunión en la que estén presentes todos los implicados.