5 consejos para ayudarle a cumplir los objetivos y los plazos

Desde el instituto (o antes), muchos de nosotros hemos tenido problemas para cumplir los plazos. La mala gestión del tiempo y la procrastinación a menudo conducen a sesiones de última hora que producen un trabajo de baja calidad. En el trabajo, el incumplimiento de los plazos es uno de los pecados capitales que pueden hacer que te despidan. Un empleado que no es puntual ni cumple los plazos no es más que un engranaje roto de una máquina, y será rápidamente sustituido. ¿Cómo pueden los procrastinadores profesionales aprender a gestionar eficazmente el tiempo para cumplir con éxito los plazos?
Dividir una tarea en trozos pequeños

La lección que muchos de nosotros nunca aprendemos es que una tarea grande siempre se puede realizar más fácilmente en trozos pequeños durante un largo período de tiempo. Si te dan un proyecto para completar en las próximas dos semanas, el momento adecuado para empezar es ese mismo día. Cuando recibas un proyecto por primera vez, debes sacar un calendario y buscar la manera de dividirlo en cuatro o más partes espaciadas. No te limites a marcar la fecha límite final. Márcate mini-fechas límite por segmento y cúmplelas, cueste lo que cueste. El incumplimiento de una de tus minifechas debe considerarse como un incumplimiento de la fecha límite final.
Recompensarse a sí mismo

Algunas personas, sin embargo, carecen de la autodisciplina necesaria para dividir una gran tarea en varias pequeñas. Estas personas no se preocuparán si incumplen uno de sus plazos, procrastinándolo y retrasándolo hasta el segundo, tercer y último plazo. Sólo entrarán en pánico cuando se acerque el último plazo.

Una forma sencilla de reforzar el cumplimiento de tus propios mini plazos es premiarte a ti mismo. Si has completado la primera fase del proyecto antes de tiempo, prémiate con una noche de fiesta, una buena cena o un regalo para ti. Si es necesario, anótalo en cada mini-límite. Una variante de esto sería abstenerse de una adicción -como los dulces, la cerveza o los cigarrillos- hasta que se cumpla la minifecha, sin excepciones.

Si realmente careces de la autodisciplina necesaria para conseguirlo, necesitarás un compañero -como un padrino de Alcohólicos Anónimos- que supervise tus actividades diarias para asegurarse de que nunca te desvíes del camino.

Cumplir los plazos es muy parecido a jugar una buena partida de ajedrez. Los buenos ajedrecistas planifican de cinco a diez movimientos. Los malos ajedrecistas sólo se concentran en la jugada actual. Si siempre te centras en los acontecimientos que se producirán en los próximos días, estarás mejor preparado para afrontar cualquier posible crisis que surja. También te permite reservar uno o dos días antes del plazo final para pulir tu proyecto y darle los últimos retoques. No te centres sólo en el día de hoy, sino en toda la semana.
Organízate: la tecnología es tu amiga

Esta es la razón número uno por la que la gente no cumple los plazos. Simplemente no se organizan. En la era de los teléfonos inteligentes, las tabletas y la computación en la nube, no hay excusa para ser desorganizado. Basta con que introduzcas los eventos en tu calendario de Google para que se sincronicen en todos tus dispositivos móviles y puedas estar al tanto de todos los plazos actuales. Los calendarios y documentos basados en la nube también pueden ser compartidos y editados por los colaboradores, lo que facilita el trabajo en equipo.

Archiva los documentos de forma ordenada en tu ordenador o en el almacenamiento en la nube. La gente suele perder el tiempo encontrando trozos digitales de sus proyectos cuando no están organizados, utilizando la “búsqueda” para encontrar desesperadamente el documento que “juraría que estaba guardado en el escritorio”. Una buena autodisciplina se refleja en una buena capacidad de organización.
Ser capaz de cumplir los plazos con poca antelación

Por último, pero no por ello menos importante, hay que estar siempre preparado para cumplir los plazos con poca antelación. Éstos se dan en todos los lugares de trabajo, y molestan tanto a los empleados como a los directivos. Si eres capaz de gestionar tu tiempo de forma eficaz, como se muestra en esta guía, cumplir un plazo repentino con poca antelación debería ser pan comido. Cumplir un plazo de última hora sin problemas y con frialdad te hace quedar muy bien, sobre todo cuando tus compañeros de trabajo, que están dejando las cosas para más tarde, se están desgañitando.